Aprenda como organizar e-mail de maneira fácil com 9 regras e se torne mais produtivo do dia para a noite nesta crise!
Saiba como organizar e-mail para ser mais produtivo e ter muito mais resultado durante a crise com 9 regras práticas!
Todos sabemos que a crise é, além de uma grande ameaça à saúde mundial, um desafio para quem nunca teve o modelo de home office na prática.
Sendo assim, sabemos que o ambiente de casa e trabalho podem ser estranhos para você – pelo menos, o “full time” da sua atividade – e, pensando em como não afetar a sua produtividade e potencializá-la, vamos mostrar como organizar e-mail com 9 regras práticas que podem ser feitas logo após a leitura deste artigo!
Pronto para levar o seu trabalho a outro nível, mesmo durante a crise?
E então, vamos lá? Boa leitura!
9 regras de como organizar e-mail para ser mais produtivo durante a crise!
Para saber como organizar e-mail corretamente, não basta saber como o seu funciona no básico: é necessário conhecer e usar todas as ferramentas disponíveis para tirar o máximo de proveito do seu tempo.
Sendo assim, veja as 9 regras práticas de como organizar e-mail que vão mudar, do dia para noite, os seus índices de produtividade!
Separe tudo por pastas
Primeiramente, usar somente as pastas “básicas” não é uma opção, a não ser que queira ficar constantemente perdido em seu e-mail!
Por isso, separe tudo o que puder por pastas, mas não exagere! Tudo demais é ruim, e isso inclui diversas pastas – use-as com moderação.
Tire as notificações do seu computador
Aqui vai uma regrinha que não diz respeito exatamente ao seu e-mail, mas ao seu computador como um todo.
Sabemos como a situação atual é alarmante e queremos nos manter informados, mas entenda que as notícias que aparecem nas notificações do seu computador ou na caixa de entrada são grandes distrações.
Então, tire-as da sua caixa de entrada e mova-as ou as classifique com spam e tire as notificações do seu computador – parece ruim, mas você vai notar a diferença depois.
Cancele e-mails spam
Sabemos que eles sempre aparecem na caixa de entrada e “ocupam o espaço” , então, ao invés de movê-los para a lixeira, entre e os cancele.
Geralmente, no final desse tipo de e-mail, existe a opção de cancelar o recebimento: basta que você o cancele e nunca mais terá que lidar com ele.
Caixa de entrada limpa
Nada como uma caixa de entrada limpa: dessa forma, é possível saber com precisão quais foram os últimos e-mails que chegaram e escolher seu destino.
Por isso, faça o possível – e o impossível – para manter a sua caixa de entrada sem nenhuma mensagem.
Crie respostas automáticas
Não dá tempo de responder tudo? Crie respostas automáticas para aquelas tarefas repetitivas!
O Gmail possui essa opção e, além de criar várias, no momento em que estiver enviando a resposta, você pode escolher diretamente qual irá mandar, sem todo o “copia e cola”.
O seu e-mail é para quê?
Se você usa o mesmo e-mail para o âmbito pessoal e o profissional, pare agora mesmo este artigo e vá correndo criar outro!
Nunca – mas nunca mesmo – misture estes dois âmbitos da sua vida, nem nas finanças e nem nos e-mails!
Tenha marcadores
Marcadores são muito úteis para segmentar assuntos.
Assim você pode criar um marcador e colocar todos os documentos e mensagens pertinentes dentro de um lugar só.
Aninhe seus marcadores
E, por falar em marcadores, a grande vantagem deles é possuir a opção de aninhar outros marcadores dentro de um.
Assim, em um assunto, você pode segmentar ainda mais, especificando o conteúdo de cada um dos marcadores.
Conte com um sistema que te ajude a gerenciar tudo isso!
Por fim, de nada adianta seguir todas essas regras à risca se não tiver um ótimo sistema para gerenciar cada cliente e, consequentemente, todos os e-mails que cada um endereça a você.
Sendo assim, muito mais do que saber como organizar e-mail, é necessário gerenciar tudo com muita habilidade para obter os melhores resultados durante a crise – e, nesse assunto, você pode contar com a gente!
Nós, da Conttabil, oferecemos muito mais do que um sistema para você, mas uma ferramenta que vai otimizar suas atividades como contador, te permitindo entregar a sua excelência em serviços contábeis para todos os seus clientes!
Entre em contato agora com a gente e garanta a sua produtividade durante a crise!
