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Como Organizar E-mail: mais produtividade durante a crise!

Aprenda como organizar e-mail de maneira fácil com 9 regras e se torne mais produtivo do dia para a noite nesta crise!

Saiba como organizar e-mail para ser mais produtivo e ter muito mais resultado durante a crise com 9 regras práticas!

Todos sabemos que a crise é, além de uma grande ameaça à saúde mundial, um desafio para quem nunca teve o modelo de home office na prática.

Sendo assim, sabemos que o ambiente de casa e trabalho podem ser estranhos para você – pelo menos, o “full time” da sua atividade – e, pensando em como não afetar a sua produtividade e potencializá-la, vamos mostrar como organizar e-mail com 9 regras práticas que podem ser feitas logo após a leitura deste artigo!

Pronto para levar o seu trabalho a outro nível, mesmo durante a crise?

E então, vamos lá? Boa leitura!

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9 regras de como organizar e-mail para ser mais produtivo durante a crise!

Para saber como organizar e-mail corretamente, não basta saber como o seu funciona no básico: é necessário conhecer e usar todas as ferramentas disponíveis para tirar o máximo de proveito do seu tempo.

Sendo assim, veja as 9 regras práticas de como organizar e-mail que vão mudar, do dia para noite, os seus índices de produtividade!

Separe tudo por pastas

Primeiramente, usar somente as pastas “básicas” não é uma opção, a não ser que queira ficar constantemente perdido em seu e-mail!

Por isso, separe tudo o que puder por pastas, mas não exagere! Tudo demais é ruim, e isso inclui diversas pastas – use-as com moderação.

Tire as notificações do seu computador 

Aqui vai uma regrinha que não diz respeito exatamente ao seu e-mail, mas ao seu computador como um todo.

Sabemos como a situação atual é alarmante e queremos nos manter informados, mas entenda que as notícias que aparecem nas notificações do seu computador ou na caixa de entrada são grandes distrações.

Então, tire-as da sua caixa de entrada e mova-as ou as classifique com spam e tire as notificações do seu computador – parece ruim, mas você vai notar a diferença depois.

Cancele e-mails spam

Sabemos que eles sempre aparecem na caixa de entrada e “ocupam o espaço” , então, ao invés de movê-los para a lixeira, entre e os cancele.

Geralmente, no final desse tipo de e-mail, existe a opção de cancelar o recebimento: basta que você o cancele e nunca mais terá que lidar com ele.

Caixa de entrada limpa

Nada como uma caixa de entrada limpa: dessa forma, é possível saber com precisão quais foram os últimos e-mails que chegaram e escolher seu destino.

Por isso, faça o possível – e o impossível – para manter a sua caixa de entrada sem nenhuma mensagem.

Crie respostas automáticas

Não dá tempo de responder tudo? Crie respostas automáticas para aquelas tarefas repetitivas!

O Gmail possui essa opção e, além de criar várias, no momento em que estiver enviando a resposta, você pode escolher diretamente qual irá mandar, sem todo o “copia e cola”.

O seu e-mail é para quê?

Se você usa o mesmo e-mail para o âmbito pessoal e o profissional, pare agora mesmo este artigo e vá correndo criar outro!

Nunca – mas nunca mesmo – misture estes dois âmbitos da sua vida, nem nas finanças e nem nos e-mails!

Tenha marcadores

Marcadores são muito úteis para segmentar assuntos. 

Assim você pode criar um marcador e colocar todos os documentos e mensagens pertinentes dentro de um lugar só.

Aninhe seus marcadores

E, por falar em marcadores, a grande vantagem deles é possuir a opção de aninhar outros marcadores dentro de um.

Assim, em um assunto, você pode segmentar ainda mais, especificando o conteúdo de cada um dos marcadores.

Conte com um sistema que te ajude a gerenciar tudo isso!

Por fim, de nada adianta seguir todas essas regras à risca se não tiver um ótimo sistema para gerenciar cada cliente e, consequentemente, todos os e-mails que cada um endereça a você.

Sendo assim, muito mais do que saber como organizar e-mail, é necessário gerenciar tudo com muita habilidade para obter os melhores resultados durante a crise – e, nesse assunto, você pode contar com a gente!

Nós, da Conttabil, oferecemos muito mais do que um sistema para você, mas uma ferramenta que vai otimizar suas atividades como contador, te permitindo entregar a sua excelência em serviços contábeis para todos os seus clientes!

Entre em contato agora com a gente e garanta a sua produtividade durante a crise!

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