A Otimização De Processos É A Melhor Saída Para Desenvolver Uma Cultura De Acertos E Aumentar Os Resultados Da Sua Empresa Contábil!
O mundo evolui com cada vez mais velocidade. As pessoas aprendem cada vez mais rápido porque a tecnologia possibilita isso.
Os desenvolvimentos tecnológicos estão se tornando os maiores trunfos da humanidade, e não saber aproveitá-los pode acabar com os processos de uma empresa.
Imagine como seria se uma inteligência artificial fizesse em 2 minutos o trabalho que uma pessoa demora cerca de 40 para desenvolver…
Isso não é mais um cenário de filmes e ficção científica. O futuro nos alcançou muito mais cedo do que esperávamos, e chegou a hora de utilizarmos isso a nosso favor para possibilitar a otimização de processos e, consequentemente, o aumento de produtividade, a diminuição de retrabalhos, a eficiência da equipe e muitos outros aspectos que farão a diferença tanto no âmbito interno da sua empresa contábil quanto na visão que o mercado tem dela.
Sendo assim, se quer aprender a otimizar processos, separamos algumas dicas que vão mudar a maneira como você e seus colaboradores desenvolvem as atividades do dia a dia.
Fique com a gente até o final e descubra!
Afinal, Porque A Otimização De Processos É Importante?
Quando falamos em otimização de processos, a grande maioria das pessoas tende a pensar na substituição da mão de obra humana pela tecnologia de maneira repentina… mas não é bem assim.
A otimização de processos é uma ciência, e deve ser tratada como tal.
Sendo assim, é importante lembrar que implementar essa ferramenta na sua empresa contábil garante uma série de novas possibilidades, como, por exemplo:
- utilização da otimização de processos para reduzir erros e retrabalhos;
- diminuição de custos;
- aumento de produtividade;
- identificação e eliminação de falhas;
- integração de atividades;
- aumento da qualidade de entregas;
- maior controle das informações;
- criação de estratégias mais assertivas; entre outras.
Por isso, se você enxerga os benefícios que citamos acima como sendo importantes para a sua empresa contábil, dê uma olhada nas informações que trouxemos logo abaixo para você melhorar o seu negócio.
3 Dicas Para Otimizar Os Processos Do Seu Escritório Contábil + Bônus!
Não há como dizer que otimizar os processos da sua empresa é uma tarefa fácil e intuitiva. Afinal de contas, se fosse, você não estaria aqui procurando formas de fazer isso, não é mesmo?
Dessa maneira, para facilitar a melhoria da sua empresa contábil, separamos algumas dicas:
Estude O Que É Feito Atualmente E Identifique As Falhas
O estudo é a base de tudo o que dá certo, e nós sabemos bem disso.
Dessa forma, compreenda cada um dos aspectos de trabalho que é desenvolvido no seu escritório. Capte informações de todos os setores e descubra quais são os passos que seus colaboradores tomam para executar cada uma das tarefas durante o dia.
Após fazer isso, documente cada uma das fases do processo e coloque isso em mapa mental para que a visualização se torne mais simples.
Não tenha dúvidas, você vai encontrar falhas e passos desnecessários que dificultam o desenvolvimento de tarefas simples.
Faça um novo documento apenas para os erros, pois você vai precisar deles para desenhar as novas fases do que vai ser a melhor otimização de processos possível.
Troque O Modus Operandi
Encontrados os erros e falhas na operação da sua empresa contábil: é a hora de desenhar cada um dos processos.
Essa é uma fase bem demorada e que depende de muitos testes – mas, acredite, no final, vai “valer o pássaro, porque a pena ainda é pouco”!
Então, desenvolva os processos, aprenda a função de cada colaborador e, mesmo que já saiba, sente-se ao lado dele(a) durante algum tempo para entender a forma como desenvolve suas funções.
Depois de aprender, é hora de fazer tudo sozinho e descobrir maneiras mais simples para a ação.
Quando descobrir, apresente-as ao seu corpo de funcionários e peça a eles que testem. Com certeza, haverão dificuldades – e isso é normal.
Por fim, aproveite o que for bom, e o que não for, descarte. Afinal, otimizar os processos é uma tarefa constante e exige muita adaptação.
OBS: não se esqueça de acompanhar as ações para ver como funcionam e, logo em seguida, melhorá-las.
Crie Uma Cultura Interna De Respeito Aos Processos
Acredite, muitas pessoas vão estranhar os novos processos a serem implementados e, é claro, muitos vão se queixar durante algum tempo. Porém, isso é necessário para o crescimento da sua empresa, uma vez que processos otimizados possibilitam tudo o que dissemos acima.
Sendo assim, convoque uma reunião com seus líderes e peça a eles que façam o mesmo com seus liderados após captarem as informações.
Apresente a importância da otimização de processos e peça que sigam, mesmo que isso, muitas vezes, não vá facilitar o trabalho – afinal de contas, é pura adaptação, lembra?
Terminadas as fases anteriores, é chegado o momento de acompanhar a fundo o que está sendo feito e começar tudo novamente, até atingir a perfeição e os melhores resultados que, nós sabemos, a sua equipe é capaz de entregar.
Bônus: Tenha O Apoio De Um Software Desenvolvido Para O Seu Trabalho
Ter o apoio de um software desenvolvido especialmente para contadores não é um luxo, mas sim, uma necessidade para todos os que querem encantar seus clientes e, ao mesmo tempo, diminuir o número de problemas e dificuldades no escritório.
Portanto, é necessário entender que, além do que dissemos, um software conttabil pode – e vai – auxiliar na diminuição de custos e na melhoria dos seus serviços.
Dessa maneira, não se atenha ao básico. Afinal, os melhores precisam do que há de melhor no mercado.
Entre em contato conosco e descubra como o nosso Foguete vai fazer com que os gráficos de melhorias da sua empresa atinjam as estrelas.
Estamos esperando por você!
