Quando se trabalha com contabilidade é impossível não ter contato com uma quantidade imensa de papéis. São documentos enviados e recebidos o tempo todo entre os contadores e seus clientes: guias, imposto de renda, informe de rendimentos, folha de pagamento, notas fiscais, comunicados, etc.
Esses processos tendem a tomar muito tempo, principalmente, porque esses documentos precisam ser recebidos e arquivados além de precisar de um espaço considerável. Sendo assim, muitas empresas tem apostado em manter arquivos digitais, o que tem facilitado e muito a vida das empresas e principalmente dos escritórios contábeis.
De olho na tecnologia, as contabilidades tem otimizado e muito seu tempo e espaço através de gestores de documentos, mas a pergunta que fica é: como eles podem ajudar?
A primeira questão é a respeito da segurança, pois você não precisará mais guardar documentos importantes em pastas de papel e que ficam a disposição de quem quiser olhar. Além disso, esses papéis ficam à mercê das condições climáticas e podem ser danificados. Com o gestor de documentos, você mantém seus arquivos na “nuvem” e pode acessá-los de maneira mais fácil e segura, pois os arquivos podem ser protegidos por senhas pessoais e intransferíveis.
Outro ponto importante é a questão da organização e maior capacidade de armazenamento. Normalmente as empresas mantém arquivos de até cinco anos de criação, justamente pela falta de espaço. Ao usar o gestor, você poderá manter mais documentos, pois o espaço é maior, além disso a organização é ponto chave. Você pode separar seus documentos em pastas por data ou por assunto, escolha de acordo com o que é mais fácil para seu escritório.
Com tantos benefícios é muito difícil saber qual a maior vantagem, mas vamos lhe dar uma dica: a produtividade!
O tempo gasto procurando arquivos, criando planilhas desnecessárias, enchendo a mesa de papéis, vai acabar. Tudo isso afeta a produtividade dos seus colaboradores, mas utilizando esta ferramenta será possível usar este tempo de maneira mais produtiva.
Mas como escolher um sistema que se adéque ao que eu preciso?
1. Verifique quais são suas principais necessidades e quais as soluções ideais para resolvê-las;
2. Procure um fornecedor com credibilidade no mercado;
3. Conheça a funcionalidade do sistema;
4. Identifique se após a contratação, a empresa lhe fornecerá o suporte necessário.
Com essas dicas fica mais fácil encontrar o sistema ideal para o seu negócio.
