Entenda como realizar uma armazenagem de documentos precisa e segura em seu escritório contábil
Contador, você sabe muito bem a importância dos documentos no seu dia a dia, para a realização de diversos serviços que você presta para as empresas.
E também sabe que não são importantes apenas no momento da utilização, mas, também, precisam ser devidamente armazenados para possíveis eventualidades.
Por isso, o armazenamento de documentos é uma tarefa comum entre escritórios de contabilidade há muito tempo, porém, hoje, pode ser realizada de forma muito mais simples.
E no artigo de hoje é justamente sobre isso que vamos falar.
Guia para uma armazenagem de documentos eficiente
Para te ajudar definitivamente com essa questão, preparamos este guia com algumas dicas que irão facilitar e promover maior efetividade na realização dessa tarefa.
Sendo assim, já se prepare para começar a aplicar no seu dia a dia!
1. Faça um levantamento dos documentos
Para conseguir armazenar de forma eficiente, é preciso, antes, saber quais são os documentos que você tem em seu escritório.
Tanto físicos quanto digitais, é importante dedicar um tempo para realizar esse levantamento e saber quais são todos os documentos existentes.
Com esse levantamento feito, você não corre o risco de perder algum documento ou deixar de fora na hora de realizar a armazenagem.
2. Faça uma limpeza
Essa é uma tarefa que indicamos realizar junto com a primeira dica, pois, após um certo tempo, alguns documentos perdem a validade e podem ser descartados, sendo assim, armazene apenas o necessário.
Identifique o que realmente precisa fazer parte da sua armazenagem de documentos e o que não, assim seu arquivo ficará cada vez mais organizado.
Ainda, você poupa espaço, tanto físico quanto digital, além de otimizar a armazenagem de documentos realizada, mantendo apenas o que é necessário.
3. Tenha controle dos prazos
Com o passar do tempo alguns documentos não precisam mais permanecer armazenados, dessa forma, tenha um controle desses prazos em uma planilha, por exemplo.
Assim, você consegue manter a armazenagem sempre organizada.
4. Use a tecnologia ao seu favor
Atualmente, a tecnologia e os meios digitais permitem que diversas atividades sejam realizadas de forma muito mais simples.
Sendo assim, sempre que possível, opte pela emissão de documentos de forma eletrônica, bem como priorize fazer a armazenagem de documentos dessa forma.
Assim, você conta com mais segurança, facilidade, agilidade e praticidade no seu dia a dia.
E hoje em dia existem softwares voltados exatamente para isso.
Tenha o sistema que foi pensado em você
Como evidenciamos, contar com o apoio de um sistema para contabilidade muda bastante a facilidade que você tem para lidar com aspectos como esse.
E o sistema Conttabil é ideal para as necessidades que um escritório de contabilidade tem!
Todas as funcionalidades são pensadas para facilitar os processos que você precisa realizar em seu dia a dia, garantindo que você tenha mais tempo e tranquilidade para focar no exercício da sua profissão.
Sendo assim, não hesite em nos contatar para entender detalhadamente como a Conttabil pode te ajudar.
