Entenda como lidar com perda de documentos em sua contabilidade
Por mais cuidadoso(a) que você possa ser em seu escritório, contadores não estão livres de perda de documentos em seu escritório.
Isso pode acontecer por incêndios, inundações, goteiras decorrentes de falhas na estrutura, arquivos desorganizados, fazendo com que documentos sejam destruídos equivocadamente, ou até mesmo descuidos no transporte.
E o nosso artigo de hoje busca discutir o assunto com o objetivo de te ajudar a lidar com
situações como essas.
Por conta disso, buscaremos definir o que seria uma perda de documentos contábeis, quais as dificuldades em se lidar com esse tipo de situações e o que deve ser realizado para evitar ou minimizar os impactos desse tipo de acontecimento em seu escritório contábil.
O que é uma perda de documentos contábeis?
Podemos entender como perda de documentos contábeis o extravio, danos causados por incêndios, inundações ou outros causados por água, produtos químicos e até mesmo desconhecimento de sua localização.
Hoje, com o uso cada vez mais comum de arquivos digitais, que são mais compactos e mais fáceis de serem manipulados, existe também o risco desse tipo de documento ser extraviado, decorrente de problemas na parte física dos equipamentos usados para armazená-los ou ação de vírus e erro humano.
Quais são as dificuldades existentes em situações como essas?
Nesse contexto, devido à existência de outras atividades tidas com mais urgentes, ter um cuidado adequado com os arquivos e adotar uma postura preventiva pode ser, de fato, uma dificuldade existente em muitos escritórios.
Além disso, muitas vezes os recursos necessários para investir na ampliação e melhora da estrutura física e adquirir equipamentos que tragam mais proteção e evite perda de documentos também é outro fator que pode ser tido como obstáculo em muitos escritórios.
O que pode ser feito para se precaver para evitar situações desse tipo ou mesmo reduzir os prejuízos quando isso acontece?
Dessa forma, inicialmente é importante identificar quais as ameaças existentes em seu escritório que podem comprometer a segurança dos seus documentos.
Então, verifique a existência de goteiras, uso de produtos químicos e líquidos próximos aos documentos de seus clientes, no caso de transporte, verifique onde eles serão colocados e a existência de riscos de perda de documentos.
Ademais, lembre-se que alguns estabelecimentos usam papéis termossensíveis e fontes de calor podem comprometer as informações neles contidas, adote estratégias para que elas sejam preservadas.
Tratando-se de arquivos digitais, é importante ter arquivos de backup em diferentes locais, isso vai ajudar mais segurança, pois, caso as cópias sejam feitas no próprio servidor, por exemplo, em caso de avarias você terá perdido os originais e as reproduções.
Porém, se todos esses cuidados não forem suficientes para manter você distante da perda de documentos, é importante seguir o que manda a legislação.
Nesse sentido, é importante seguir o que orienta o Regulamento do Imposto de Renda (Decreto nº 9.580, de 22 de novembro de 2018), em seu art. 278:
Art. 278. A pessoa jurídica fica obrigada a conservar, em boa guarda, a escrituração, a correspondência e os demais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados
- 1º Na hipótese de extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, no prazo de quarenta e oito horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, e remeter cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda de sua jurisdição.
- 2º A legalização de novos livros ou fichas somente será providenciada depois de cumprido o disposto no § 1º.
Dessa forma, verifica-se que a respectiva lei também traz a obrigatoriedade de se produzir novos documentos, pois o fato não desobriga a empresa da apresentação dos respectivos documentos.
Quando ocorre a perda de documentos existe a possibilidade de a empresa passar a ser enquadrada no regime tributário conhecido como “Lucro Arbitrado”, no qual a autoridade fazendária estipula os valores que deverão ser pagos de impostos, tendo como base critérios estabelecidos em lei.
Lembrando que os diferentes órgãos podem requerer procedimentos diferentes para comunicar a perda de documentos, portanto, é fundamental verificar, junto a cada um deles, principalmente prefeituras, os procedimentos corretos e complementares que devem ser adotados para normalizar a situação dos seus clientes.
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